Nếu bạn biết tên của người bạn định gửi thư đến, hãy bắt đầu bằng Dear Mr (cho đàn ông), Dear Mrs (cho phụ nữ đã có gia đình), Dear Miss (cho phụ nữ chưa có gia đình), Dear Ms (cho phụ nữ chưa có gia đình hoặc nếu không rõ tình trạng hôn nhân), sau đó là tên họ, ví dụ:
| Dear Mr Smith, | Kính gửi ông Smith! |
| Dear Mrs Jones, | Kính gửi bà Jones! |
| Dear Miss Richards, | Kính gửi cô Richards! |
| Dear Ms Shepherd, | Kính gửi cô Shepherd! |
Nếu bạn không biết tên, hãy bắt đầu bằng một trong những cách sau:
| Dear Sir, | Kính gửi ông! |
| Dear Madam, | Kính gửi bà! |
| Dear Sir or Madam, | Kính gửi ông hoặc bà! |
Phần tiếng anh doanh nghiệp thường rất lịch sự, nghiêm túc. Đây là một số ví dụ về những câu bạn có thể nói trong lá thư trang trọng:
| I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. | Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà. |
| Further to our conversation, I'm pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. | Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1. |
| I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. | Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt. |
| If you would like any further information, please don't hesitate to contact me. | Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi. |
Nếu bạn muốn người ta trả lời, bạn có thể viết câu sau đây ở đoạn cuối thư:
| I look forward to hearing from you. | Tôi rất mong sớm được nghe hồi âm của ông/bà |
Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau:
| Yours sincerely, | Kính thư. |
Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu lá thứ bằng Dear Sir, Dear Madam, hay Dear Sir or Madam, hãy dùng câu sau:
| Yours faithfully, | Kính thư. |
Sau đó hãy ký tên của bạn ở dưới trước khi in tên đầy đủ của bạn.
